Come capire una volta per tutte quanto stai guadagnando, in qualunque momento e senza avere nessuna conoscenza contabile!

E’ increbile come i dati aziendali essenziali siano sempre così difficile da trovare. Non trovi? Ogni volta che vuoi avere delle informazioni sulla tua azienda trovi degli ostacoli, come se controllare la tua attvità fosse una cosa straordinaria!

Entri in amministrazione e tutti sono indaffarati. Tu chiedi dei dati fondamentali e nessuno riesce a darteli.

Chiami il commercialista e ti risponde “ti servono subito?”; ma secondo te, se te li chiedo ora, per quando mi servono?

Chiami l’associazione di categoria e chi ti segue è in ferie e pensi “ma sono solo io l’unico che non va in ferie”.

Quando riesci a parlare con il commercialista ti dice “eh sai, con la tua forma societaria queste informazioni sono difficili da ottenre!”. E pensi “ma se me l’hai detto proprio il commercialista di non diventare mai una Srl per non avere più burocrazia!”.

E’ tutto così surreale che sembra uno scherzo, ti capisco. La maggior parte degli imprenditori nostri clienti, capitani di Srl, prima di iniziare ad aiutarli avevano sempre queste difficoltà. Antichi retaggi secondo cui:

  • La contabilità è per pochi e pochi ci possono mettere le mani;
  • Solo il commercialista deve avere accesso a queste informazioni;
  • Ci vuole pazienza per fare le cose e aggiornare i dati.

Credimi, spesso ti prendono in giro giocando sul fatto che tu sei concentrato su altre cose. E’ brutto da dire ma è così. In più chi dovrebbe aiutarti, come il tuo commercialista, l’associazione di categoria o tua stessa amministrazione non lo fa, perchè quello che chiedi richiede uno sforzo!

Scusa ma, cosa li paghi a fare?

Ma andiamo oltre.

Calcolare la marginalità è davvero molto semplice ed è un esercizio che puoi fare ogni volta che vuoi.

Troverai molti ostacoli, garantito!

Per farlo, ti basta una condizione base, due concetti essenziali e 5 dati precisi della tua azienda. Niente di più!

Condizione base: la tua contabilità deve essere aggiornata.

Lo so che ti hanno insegnato che la contabilità è una cosa difficile che richiede tempo ed è piena di complicazioni, ma l’aggiornamento della contabilità è una condizione imprescindibile. Il problema è che normalmente questo “sapere” è in mano, nel migliore dei casi , alla tua responsabile amministrativa oppure, nel peggiore dei casi, al tuo commercilista.

Primo caso, la tua responsabile amministrativa è l’unica in grado di aggiornare la contabilità (giusto!) e solo lei ti può dare i dati che chiedi in modo puntuale (SBAGLIATO!). Sono d’accordo sul fatto che lei debba essere l’unica a registrare la contabilità, non sono altrettando d’accordo che solo lei debba avere il controllo ai dati aziendali.

Se nella tua azienda accade questo, devi porre immediatamente rimedio. Banalmente, basta che ti fai insegnare come fare un’estrazione di un bilancio di verifica. Normalmente non è niente di complicato.

Secondo caso, il commercialista (o la tua associazione di categoria) tiene la tua contabilità. Questo è un enorme problema che devi risolvere immediatamente! Se non te lo puoi permettere, devi trovare le risorse economiche necessarie per farlo! Subito! La contabilità è tua, non del tuo commercialista, quindi te la devi tenere tu e nessun’altro!

Terzo caso, quello più drammatico e non previsto nel primo elenco: sei una società di persone. Hai un grande problema. Lo so che il tuo commercialista e i tuoi amici ti hanno insegnato che la società di capitali costano di più in termini di gestione, ma fidati di me, non puoi controllare la tua azienda fino a quando non riuscirai a dividere i conti tra te e la tua impresa.

Quindi, condizione di base, la contabilità deve essere aggiornata, deve essere tenuta internamente, devi avere una società di capitali (almeno una Srl). Ci sono dei tempi tecnici, chiaramente, ma deve essere aggiornata al primo giorno tecnico possibile (ad esempio, non puoi fare un’estrazione dei dati prima che siano state registrate le paghe dei tuoi collaboratori).

Tutto il resto è noia, oppure pigrizia. Abbattila.

Due concetti essenziali: divisione tra costi variabili e costi fissi.

Anche questa sembra una cosa assolutamente semplice ma non lo è affatto, anzi, ti accorgerai di quante cose errate ci sono nella tua contabilità. Non per negligenza dei tuoi collaboratori, ma per una mancanza di conoscenza e alcune forzature dettate dal codice civile.

Costo variabile: un costo che varia nel suo ammontare al variare della produzione. Giusto? Perfetto! Ora, prendi in mano il bilancio di verifica che ti sei stampato, ti sei fatto stampare o ti sei fatto mandare e inizia a leggere le descrizioni dei sottoconti contabili.

Riesci, guardando il documento che hai in mano, ad individuare i costi variabili di produzione e di vendita? Mi riferisco, ad esempio, ai costi per “acquisto di materie prime”, “lavorazioni esterne”, “trasporti su acqsuito”, “trasporti su vendite”, “provvigioni”, ecc.. Tutte queste voci variano in funzione di due cose: il livello di produzione e di fatturato.

Evidenzia (o sottolinea) le voci che contengono i costi variabili e metti tutto da parte.

Costo fisso: un costo che non varia al variare della produzione. Ancora una volta sembra tutto molto semplice. Ma vedrai che si saranno alcune voci che ti metterenno in crisi! Ne sono sicuro. Un esempio? Alcuni costi legati al processo produttivo, alcune consulenze tecniche, ecc.. Nei costi fissi devi considerare gli ammortamenti, le manutenzioni, il costo del personale, ecc.. Non voglio volutamente essere esaustivo, devi fare uno sforzo. Se non l’hai mai fatto questo ti aiuterà a riprendere il controllo della tua azienda.

Ora, con il tuo foglio in mano dovresti avere una bella divisione tra costi variabili e costi fissi. Se tutto è corretto, la marginalità è davanti ai tuoi occhi e l’hai già calcolata! Ma adesso ti spiego meglio, perchè ci sono alcuni dati che dobbiamo scoprire insieme.

I 5 dati che devono assolutamente essere precisi al centesimo nella tua azienda per calcolare la marginatà

Ci sono 5 diversi dati che devi sempre assicurarti siano inseriti in contabilità in modo corretto prima di analizzare la marginalità. Se questi valori non sono sistemati, prendi il bilancio di verifica e buttalo nel bidone.

Davvero, se non sei sicuro di questi 5 elementi fermati e riprendi tutto in un secondo momento.

Magazzino

Tatatataaannn. Bestia nera di tutti gli imprenditori e dato di fondamentale importanza.

Qui si annidano tutte le tue efficienze, almeno conteggialo bene per capire precisamente la tua performance.

Magazzini gonfiati per sistemare il bilancio, magazzini asciugati per pagare meno tasse. In ogni caso questo sono porcate!

Le politiche fiscali le fai con altri elementi, non con queste cose!

Se invece il tuo conto economico non è brillante, gonfiare il magazzino, come ti dice quel genio del tuo commercialista, non ti aiuterà! Stai solo commettendo un reato pre-fallimentare (se ancora si chiama così).

Detto questo, seguimi in questo esercizio.

La parte più importante del margine è data dai consumi di materie prime. I consumi non sono nient’altro che la somma di:

Rimanenze iniziali + acquisti di materie – rimanenze finali

Se il magazzino è calcolato male, il tuo margine è sbagliato! Quando è sbagliato le domande che ti fai sono:

  • Perché fatturo tanto ma guadagno così poco?
  • Perché mi ritrovo senza un euro anche se il mio conto economico è positivo?
  • Perché ho bisogno dei soldi della banca per pagare gli stipendi a fine mese?
  • Perché devo fare un finanziamento per pagare l’anticipo delle tasse?

Se ti sei fatto queste domande significa che questo dato, tu, non l’hai mai calcolato correttamente. O ancora peggio, l’hai calcolato per necessità (sistemare il bilancio vs pagare meno tasse).

La buona notizia è che io non della GdF quindi puoi aggiustare i dati mentre fai i calcoli per vedere la tua vera marginalità!

Fallo ora! Se conosci il dato del tuo magazzino reale prendi il bilancio d’esercizio del primo periodo chiuso e rifai i conti seguendo le mie indicazioni.

Non puoi non avere un parametro certo della marginalità! Non te lo puoi permettere! Anche se stai guadagnando tanto devi sapere qual è il tuo margine! Tutto cambia troppo velocemente per non avere il controllo della tua azienda.

Fatture di acquisto inserite per competenza

Non so se lo sai ma da qualche mese è cambiato qualcosa nella modalità di registrazione contabile delle fatture di acquisto: devono essere registrate nel momento in cui si ricevono.

Tu dirai, beh cosa me ne frega? Te ne frega tantissimo e adesso ti spiego.

Esempio.

Il 20 luglio vuoi fare un’analisi del primo semestre. Se ti sono arrivate delle fatture il 10 di luglio che si riferiscono ad acquisti che riguardano il primo semestre e se la tua respinsabile amministrativa o il tuo commercialista non gestisce la competenza del costo, tu non ti ritrovi il dato nella tua analisi.

In altre parole, sottovaluti i costi di acquisto e analizzi un dato un una marginalità superiore rispetto a quella che è in realtà! Magari programmi investimenti, spendi di più in acquisizione clienti e poi… puff! La tua marginalità è sparita.

Quando ti accorgi di questo danno? A fine anno, quando all’improvviso tutto ciò che prima era disallineato in termini di data ricevzione fattura e competenza si aggiusta e ti accorgi che invece del 40% di margine hai solamente il 25%.

Disastro!

Quindi, assicurati che il tuo reparto amministrativo utilizzi le competenze (così come il commercialista o la tua associazione di categoria) altrimenti stai guardando dei dati che non hanno alcun valore.

Ammortamenti

Non ti spiego cosa sono perché lo sai. Se lo sai dovresti sapere che normalmente questi si calcolano una volta sola l’anno.

La bella notizia è che puoi considerarli nel tuo bilancio di verifica simulando l’ammortamento riferito al periodo di analisi.

Se ti dicono che non si può è una bugia, oppure semplice pigrizia. Se effettivamente non è possibile, cambia software house.

Questo dato ti serve, come il magazzino! Stop!

Oneri differito del personale

Qui la faccenda si complica, si complica talmente tanto che normalmente nemmeno i consulenti del lavoro (magari non tutti, ma buona parte) scappa e si nasconde per non fare questi calcoli.

Gli oneri differiti del personale sono le ferie, i permessi, il tfr e i ratei ferie tredicesima e quattordicesima del personale (contributi compresi). Tra questi, ci sono costi latenti che vengono registrati una volta all’anno, nella migliore delle ipotesi.

Perché questo dato è così importante? Perché pesa molto, soprattutto si hai diversi dipendenti.

Questo valore deve essere considerato. Se chi dovrebbe considerarlo non è maturo a sufficienza per calcolarlo, fatti dare il numero dal consulente del lavoro e conteggialo a parte. Se il consulente non vuole farlo, cambialo!

Ti assicuro che potrebbe spostarti i numeri di un bel po’.

Provvigioni degli agenti

Hai degli agenti che ti fatturano le loro prestazioni? Se si, stai tranquillo che qui trovi spesso l’errore.

La provvigione, come sai, devi pagarla quando incassi la fattura dal tuo cliente.

Cosa succede se nell’analisi del primo semestre ci sono 100k di provvigioni che non sono ancora maturare ma che dovrai pagare non appena incasserai?

Semplice, accade che ti ritrovi il ricavo ma non la provvigione perché normalmente non viene gestita.

Mi spiego meglio, a fronte di queste provvigioni non ancora maturare la tua respinsabile amministrativa (o il tuo commercialsita o la tua associazione di categoria) dovrebbe registrare fatture da ricevere, anche se non hai ancora pagato la provvigione, così che tu possa considerare tutti i costi del periodo.

No way, devi fare così!

Come calcolare il margine

Finalmente ci siamo. Ormai se tutto quello che ho scritto prima è già sistemato nella tua azienda non avrai problemi e probabilmente troverai solamente conferme in quello che ti dirò a breve.

Fai la somma algebrica delle rimanenze iniziali, degli acquisti di materie, delle lavorazioni esterne e delle rimanenze finali per ottenere il costo variabile dei prodotti venduti.

Ricavi

– costo variabile dei prodotti venduti

= margine di contribuzione aziendale

Ora fai la somma delle provvigioni, dei costi di trasposto su vendite e dei premi su vendite. Sottrai questi costi variabili di vendita ai

Margine di contribuzione aziendale

– costi variabili di vendita

= margine di contribuzione industriale.

Cosa te ne fai di questo dato?

Semplicissimo: se il margine è superiore a tutti i costi fissi guadagni, altrimenti sei no! Banale? Non proprio. Lo sai il perché?

Perché devi fare questo conto con i valori reali, non con quelli finti! Devi smettere di raccontarti bugie o di fartele raccontare! Devi capire precisamente il tuo margine! Ora!

Non puoi permetterti di sbagliare oltre se non vuoi finire come moltissimi altri imprenditori che per anni hanno gonfiato il magazzino pensando che tutto andrà bene e poi si sono ritrovati rovinati perché non realtà niente è andato come pensavano.

Non ascoltare chi ti dice che devi migliorare il tuo bilancio in questo modo. Ti farai solo del male. Non è questo il problema.

Se devi fare queste cose significa che hai un falla nei processi aziendali, nella gestirne degli acquisti, della produzione, ecc..

Non devi agire su quel dato, devi aumentare l’efficienza.

Per farlo devi imparare un sistema di procedure corretto che ti permetta di capire perfettamente i tuoi costi di produzione e, soprattutto, ti metta in condizione di diventare padrone dei tuoi numero aziendali.

Se vuoi iniziare subito a riprendere il controllo della tua azienda clicca qui > https://surplus.clickfunnels.com/3-indicatori-per-governare-la-tua-azienda, altrimenti continua a rimanere ostaggio della pigrizia delle altre persone.

Autore: Marco Gennari

Trasformo idee in business reali | Consultant @ AP & P | President of MY Delta | Member of A.P.R.I. Academy | Project Manager @ Surplus

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